Das smarte Office – der digitale Arbeitsplatz

Die Corona-Pandemie hat die wohl größte Veränderung in unserer Arbeitswelt geschaffen. Nie zu vor, waren soviel Menschen in Deutschland im Home-Office, ob nun permanent oder nur teilweise. Die weltweite Pandemie hat auch das letzten Unternehmen in Deutschland aufgerüttelt und über die Möglichkeiten von Home-Office nachzudenken. Letztendlich ist Home-Office ein fester Bestandteil einer modernen Arbeitskultur und kann als Vorteil bei der Mitarbeitergewinnung beworben werden.

Auswirkung von Home-Office auf die Präsenzkultur im Büro

Doch welche Auswirkungen hat die neue Home-Office-Kultur auf die Präsenzarbeit in der Firma / im Büro? Wenn nur ein Viertel aller Mitarbeiter im Home-Office tätig sind, werden weniger feste Arbeitsplätze im Firmenbüro benötigt. Wie aber lässt sich diese neue, dringend benötigte Flexibilität umsetzen?

In der traditionellen Bürowelt schmücken diverse private Gegenstände den Schreibtisch. Da finden wir Familienfotos, Andenken und Mitbringsel aus dem Urlaub oder der Heimat. Von diesen Relikten müssen wir uns definitiv verabschieden. Dies wiederum verpflichtet die Unternehmen, diesen Verlust von selbstgeschaffenen Arbeitsatmosphäre anderweitig zu ersetzen.
Über die Umsetzung möglicher moderner Arbeitsatmosphären finden sich im Internet sehr viele Ideen und Beispiel. Der Vorteil der neuen modern Präsenzkultur ist die größtmögliche Flexibilität für Arbeitgeber und auch für Mitarbeiter. Doch wie lässt sich diese Flexibilität umsetzen?

Zuerst einmal müssen die Bedingungen aufgelistet werden. Welche Anforderungen an jeden Arbeitsplatz werden gestellt, um jedem Mitarbeiter die Benutzung zu ermöglichen? In einem Großraumbüro sind diese meistens relativ übersichtlich und können schnell auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden. Daher ist es wichtig, bei der Vorplanung die Mitarbeiter einzubinden um am Ende nicht vor einen „Nicht-Nutzbaren-Lösung“ zu stehen.

  • Schreibtisch (Sitzen/Stehen, elektrisch verstellbar)
  • Stuhl (Ergonomie, Funktionen)
  • lokales Equipment (feste Rechner, Laptop-Docking, Telefon, Handy-Ladestation)
  • manuelles Equipment (Locher, Hefter, Schreibgeräte)
  • allgemeines Equipment (Drucker, Scanner, Aktenvernichter)
  • individuelle Beleuchtung (Tischbeleuchtung, Platzbeleuchtung)
  • allgemeine Beleuchtung (Raumbeleuchtung, Sonnenlicht)
  • Hygiene
  • Spinde für persönliche Dinge (Taschen, Schlüssel, privates Handy)

Ich möchte an dieser Stelle nur auf den letzten Punkt eingehen. Denn dieser ist genauso wichtig, wie die anderen Bestandteile der Liste. Natürlich kann ich für jeden Mitarbeiter einen Stauraum zur Verfügung stellen. Dies funktioniert auch sehr gut, solange der Platz dafür zur Verfügung steht. Mit wachsenden Mitarbeiterzahl, stellt sich dieses oftmals als Flaschenhals dar. Ebenso fällt diese Platzbereich in die Kategorie „Nicht-Produktiv“ und erzeugt eben keinen Umsatz oder gar Gewinn.
Also ist der weitaus besser Ansatz, diese Stauräume ebenso flexibel zu gestalten! Klassisch würde diese mit einem mechanischen Schloß und Schlüssel ausgestattet werden. Aber wer bitte organisiert die Ausgabe und Annahme der Schlüssel, wer behält die Kontrolle über die Vergabe der Spinde. Jetzt melden sich die ersten und rufen: Excel. Natürlich! Diese wäre eine typische Anwendung für Microsofts Tabellen-Program. Aber ist das, das Ziel?

Natürlich nicht! Wesentlich intelligenter ist die Lösung per Software oder App unter Benutzung von Datenträgern (Chipkarten, Schlüsselanhänger, Armbänder)

Schränke managen – statt Schlüssel verwalten

Sind sie von diesem Gedanken angetan? Wenn sie diese Frage mit Ja beantworten können, dann möchten wir sie hierbei gern beraten und bei der Planung unterstützen. Natürlich setzen wir ihr Projekt nach Planungsabschluss auch um. Hierfür setzen wir auf die Kooperation mit lokalen Partnern (z.B. Tischlereien, IT-Firmen). Als Ansatz empfehlen wir das smarte System von Gantner.

Gantner – Innovative Systemlösung

Smarte Schrankschließlösungen

Mehr Flexibilität und Effizienz

Smarte Schrankschließsysteme von GANTNER sind die Basis für neue Formen der Zusammenarbeit. Sie ermöglichen die Umsetzung neuer Nutzungskonzepte von Arbeitsplätzen, schaffen Platz und geben Sicherheit.
Zum Einsatz kommen die Schrankschließlösungen überall dort, wo sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten benötigt werden: bei Arbeitsplätzen, in den Büroetagen, in Umkleideräumen oder beim Empfang.

GANTNER macht es Ihnen leicht, Ihre Schränke mühelos und übersichtlich zu verwalten. Dank in- novativem Technologievorsprung können wir je- dem Kunden die für ihn perfekte Schrankschließlö- sung anbieten. Unabhängig davon, um was für eine Art von Schrank es sich handelt oder in welchem Bereich Sie tätig sind. Unsere elektronischen RFID Schlösser sorgen für Kostenreduktion, optimale Auslastung der Schränke und Steigerung der Sicherheit: das richtige Schloss macht’s möglich. Und GANTNER hat dieses richtige Schloss für Sie!

Quelle: Gantner

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Nutzen Sie gern unser Kontaktformular um uns zu kontaktieren.

Coworking Space – das moderne Büro

Sie verfügen über ein Büro, welches, gemessen an den Angestellten, förmlich explodiert? Jedoch stellen sie immer wieder fest, dass in der Regel nur 60% aller Angestellten gleichzeitig vor Ort sind. Sie sind es leid, dass jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin ständig gern mit jemand anderem zusammenarbeiten möchte, oder im Sommer niemand dauerhaft am Fenster sitzen möchte, andere wiederum morgens lieber näher am Kaffeeautomaten sitzen würden? Also wie kann man dieses oder ähnliche Phänomene der heutigen Arbeitskultur lösen, ohne den Überblick zu verlieren?

Lass Sie uns gemeinsam den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiterin Anna verfolgen. Ihren Arbeitsablauf legt Anna bereits am Vortag fest, in dem sie sich überlegt, wann sie wo arbeiten wird. Zum einen muss sie eine Präsentation für einen Kunden vorbereiten, für welche sie noch ein paar frische und erquickende Einflüsse benötigt. Dafür wählt sie eine belebtes Straßen-Café in der Innenstadt aus, um sich vom dortigen Treiben inspirieren zu lassen. Für den Nachmittag plant sie ihre Ideen mit einem Kollegen zu besprechen, wofür sich der Coworking-Space im Büro am Besten eignet. Sie schaut schnell im Intranet, ob der Kollege anwesend sein wird und wie die Belegung ist. Ein paar Sekunden später bucht sie eine gemütlich Sitzecke für ihre Besprechung.

Instant Office Space: Peachtree Street North East, Atlanta, 30309

Zur Buchung gibt sie an, ob sie einen Stellplatz im Parkhaus oder der Fahrrad-Garage benötig. Da sie bei dem für morgen angekündigten schönen Wetter zu Fuß unterwegs sein wird und für die Gesamtstrecke von rund 3 km nicht all zu viel Zeit verplant, verneint sie die Nachfragen des Buchungssystems. Um im Anschluss an die Besprechung die Präsentation final zu überarbeiten, bucht sie noch einen Coworking-Desk, um in Bezug auf Arbeitshöhe und Bequemlichkeit flexibel zu sein.

Coworking Space – WorkRepublic, Berlin, Kurfürstendamm

Als Anna am nächsten Tag, nach dem Besuch des Cafés mit ihrem Ausweis das Bürogebäude betritt, leuchtet in der gebuchten Sitzecke eine kleine rote Lampe auf. Das symbolisiert den derzeitigen Nutzern, dass die nachfolgende Buchung eben aktiv geschaltet wurde und sie die Sitzecke zur anberaumten Zeit räumen müssen. Ebenso bekommt ihr Kollege eine kleine Benachrichtigung auf seinen Laptop und sein Handy, dass seine Gesprächspartnerin im Büro angekommen ist. Im Fahrstuhl bekommt Anna eine Nachricht auf ihr Handy, ob sie für die Besprechung Getränke bestellen möchte. Da sie weiß, ihr Kollege mag Orangensaft, bestellt sie ein Glas für ihn und für sich selbst einen grünen Tee. Als sie Minuten später mit ihrem Kollegen Platz genommen und die Besprechung als aktiv markiert hat, kommen auch schon die bestellten Getränke.

Nachdem sehr konstruktiven Gespräch, geht Anna als erstes zu ihrem Wandschrank, welchen sie mit ihrem Ausweis öffnet und entnimmt diesem ihre Schreibtischbox, mit ihren Lieblingsutensilien und verstaut ihre Jacke. Im Buchungssystem hat Anna als bevorzugte Arbeitshöhe 102 cm angegeben und so fährt der von ihr gebuchte Arbeitsplatz auf ihre Wunschhöhe, als sie den Wandschrank wieder verschließt. Am Schreibtisch angekommen, schließt sie lediglich das Netzkabel und die Dockingstation an und ist sofort bereit, mit der zur Verfügung gestellten Peripheriegeräte, loszulegen. Nach kurzer Zeit, kommt ihr das Verlangen nach einem Wasser und sie verlässt den Tisch um sich ein stilles Wasser zu holen. Der Laptop erkennt, dass sich ihr Ausweis vom Gerät entfernt und aktiviert automatisch den Bildschirmschoner.

Sie denken jetzt sicherlich, da hat wer aber einen schönen Tagtraum! (: Weit gefehlt! All diese Verknüpfungen und Verbindungen sind bereits heute als übergreifende Systemintegration möglich! Für Zugangskontrollen und -berechtigungen setze ich auf das System der Firma Gantner. Im Mittelpunkt steht dabei das vernetzte Gebäude und das kontaktlose Zutrittskontrollsystem, welches über verscheiden Schnittstellen auch mit existierenden Softwarelösungen operieren kann.

Wikipedia

… schreibt zur neuen Art des Miteinanders im Büro (Link):

Coworking (auch Co-working, englisch für „zusammenarbeiten“ bzw. koarbeiten oder kollaborativ arbeiten) ist eine Entwicklung im Bereich „neue Arbeitsformen“. Freiberufler, kleinere Startups oder digitale Nomaden arbeiten dabei in meist größeren, verhältnismäßig offenen Räumen und können auf diese Weise voneinander profitieren. Sie arbeiten entweder voneinander unabhängig in unterschiedlichen Firmen und Projekten oder entwickeln mit anderen Coworkern gemeinsam Projekte.

„Coworking Space“ ist ein Anglizismus für Geschäftskonzepte, die Arbeitsplätze und Infrastruktur (Netzwerk, Drucker, Scanner, Fax, Telefon, Beamer, Besprechungsräume) zeitlich befristet zur Verfügung stellen. Der Unterschied zur Bürogemeinschaft ist die Mischung verschiedener Berufe und die geringere Verbindlichkeit.